Praca grupowa jest konieczna w firmach zwłaszcza przy realizowaniu różnego rodzaju przedsięwzięć. Dla niektórych „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań z użyciem poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero z użyciem nowoczesnych programów komputerowych menedżerowie mogą wydajniej zaplanować pracę, sprawniej przydzielać zadania i w konsekwencji zrealizować założenia projektu terminowo. Wybierając aplikację do pracy grupowej warto przemyśleć swoje potrzeby i upewnić się, czy narzędzie zawiera moduły , które umożliwią ich zaspokojenie.

Koordynujący pracę przydziela każdemu, kto partycypuje w pracy grupowej login i hasło umożliwiające dostęp do aplikacji i jej modułów, daje określone uprawnienia a także przydziela zadania do wykonania . Dzięki narzędziom służącym pracy grupowej możliwa jest również komunikacja internetowa między osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Koordynujący pracę grupową ma natomiast możliwość generowania sprawozdań określających poziom zaawansowania prac, czas pozostający do zrealizowania projektu i ocenę aktywności wszystkich osób . Możliwa jest również archiwizacja danych i ich dalsza analiza.